Мнения и аналитика

Как не тормозить свою компанию?

Управлять легковым автомобилем и грузовым транспортом — две разные вещи. Поэтому и водительские права существуют разных категорий. Аналогичная ситуация и с бизнесом. Одно дело — стоять у руля небольшой компании, но совсем другое — управлять большой, разрастающейся махиной.
Именно поэтому на определенном этапе жизни компании собственники бизнеса сталкиваются с рядом сложностей, справляться с которыми становится все сложнее. Помочь найти ответы на многие вопросы владельцев компаний постараются организаторы HR-форума для МСБ, который пройдет 21-22 апреля в Алматы. В преддверии мероприятия мы побеседовали с Еленой Машуковой — HR-экспертом, аналитиком, исполнительным директором компании «Дмитрий Чуприна & Партнеры», которая с партнерами — компанией Elite и клубом предпринимателей MOST — и организует предстоящий форум.
Расскажите о предстоящем форуме, чем он будет отличаться от прошлогоднего мероприятия?
Если в прошлом году на своем форуме мы говорили о практических HR-инструментах, то в этот раз акцент будет сделан на теме оптимизации. Наш литовский партнер недавно приводил показательный пример из своей практики, когда на заводе время, которое сотрудники обычно тратили на операцию по переналадке станка, удалось сократить с 2,5 часа до 20 минут. Это применимо не только к производству, но и к любой компании, где, исключив неэффективные звенья, можно улучшить процессы.
На ваш взгляд, что чаще всего тормозит процессы в компании?
Это может быть дублирующийся функционал людей в компании, неэффективное использование рабочего времени, отсутствие у сотрудников конкретной и понятной цели.

Другой пример — когда компании часто тратят большие деньги на поиск новых сотрудников. Для этого публикуется немало объявлений и проводится не одно собеседование. И в том случае, когда нанимается неэффективный сотрудник, компания выкидывает деньги на ветер. Это весомые средства в разрезе большой компании, где постоянно набирают новых специалистов. Оптимизацией в данном случае будет более осознанный подход к процессу подбора и найма персонала. В первую очередь для этого нужно определиться с компетенциями, которыми должны обладать кандидаты, чтобы компания не работала вхолостую.

Другой момент — текучесть персонала, которая при подсчетах оборачивается для компаний потерей средств, репутации, лучших специалистов, не говоря уже о клиентской базе и знаний, которые часто бывшие сотрудники не прочь прихватить с собой. Но благодаря правильной HR-политике текучесть можно приостановить.
Получается, что речь на форуме пойдет об оптимизации в разных подразделениях компании. А будет ли при этом уделено внимание улучшению процессов в управлении? Например, важно уметь правильно делегировать. А у нас, особенно в МСБ, часто бывает так, что собственники бизнеса, которые в том числе и управленцы, любят тянуть все на себе. Поэтому часто они работают 24 часа в сутки, а эффективности при этом компания не получает.
Мы обязательно уделим внимание этому вопросу. Когда компания выходит на следующий уровень своего развития и начинает разрастаться, можно угодить в «ловушку собственника». Если в этот момент собственник не начинает разграничивать функциональные обязанности и зоны ответственности, передавая их другим специалистам, тем временем сосредоточиваясь на стратегическом развитии, компания идет вниз. Потому что зацикливать все процессы на себе значит самому тормозить развитие собственной компании.

Поэтому на форуме мы будем много говорить о бизнес-модели, функциональных потоках, о том, какие ключевые лица должны на них стоять. К нам поступает много запросов от предпринимателей с проблемой, которую вы озвучили. Плачевными для собственников и их бизнеса бывают ситуации, и когда из компании уходит операционный руководитель, который непосредственно управлял людьми. В таких случаях мы помогаем все ключевые процессы в компании разбить на функционал и убрать пересекающиеся моменты. Человеку нужно понимать: если он берет на себя коммерческое направление, то он отвечает только за него. Он не может быть немного коммерческим директором, немного HR-специалистом, немного креативным директором и кем-то еще. Иными словами, функционал должен быть монолитен. У руководителей всех направлений должны стоять KPI и метрики успешности их деятельности. Об этом, я думаю, подробно на форуме расскажет Дмитрий Чуприна, впрочем, как и об инструментах управления будущим.

Во втором случае речь пойдет о том, как мотивировать команду следовать за собственником. Когда компания разрастается, какому-то отдельно взятому операционному менеджеру уже не так понятно, чем живет и дышит его генеральный директор. Какие мечты он вынашивал, когда создавал компанию.
Гостей нашего мероприятия ждет история успеха семейной компании — кондитерского дома «Куликовский», который сейчас активно развивается в Алматы.
В начале нашей беседы вы привели пример с заводом. Я правильно понимаю, что оптимизации производственных процессов будет посвящено отдельное выступление?
Все верно, интересную тему для форума готовит наш литовский партнер Андрюс Гудайтис, который и занимается тем, что оптимизирует процессы на заводах самых разных размеров. Делает он это в несколько этапов. В первую очередь он наблюдает за тем, как передвигаются сотрудники во время рабочего процесса. Например, идет ли сотрудник кондитерского цеха, чтобы сделать свою часть работы, за какими-то ингредиентами в другую часть цеха или у него все под рукой? Затем он дает ряд рекомендаций, что можно улучшить в производственной цепочке. И потом происходит наблюдение за производительностью. Например, один человек делает операцию за 30 минут, другой делает то же самое за час. Следующий этап — изучение модели работы лучших работников, как они двигаются, что они делают. В результате вырабатывается ориентир, который можно задать другим сотрудникам. Таким образом мы получаем потерянную после Советского Союза систему разрядности, которая давала ответы на вопросы «что я могу сделать за единицу времени?», «насколько я обучен и опытен?». Ну и заключительный этап всего этого процесса — создание системы мотивации и грейдов. Все это упорядочивает жизнь завода, улучшая производительность на 30-40%.

Вместе с Андрюсом мы сейчас запускаем подобный проект в Киргизии. И к моменту проведения HR-форума я смогу дать обратную связь о применении такой системы в Казахстане.
А еще какие-то кейсы конкретных компаний будут приводиться на форуме?
Да, гостей нашего мероприятия ждет история успеха семейной компании — кондитерского дома «Куликовский», который сейчас активно развивается в Алматы. Там была типичная ситуация для семейного бизнеса со всеми вытекающими оттуда последствиями — неэффективностью, разбазариванием средств и т. д. Но к ним вовремя пришел профессионал, который смог выстроить и упорядочить бизнес-процессы. Собственники, которые осознали, что не справляются с разрастающимся бизнесом, дали новому управленцу карт-бланш и не прогадали.
В последнее время сотрудники на своих рабочих местах часто стали сталкиваться с различными стрессовыми ситуациями, что в итоге перерастает во фрустрацию.
На память сразу приходит фильм «Стажер». Правда, там речь шла о стартапе, который тоже стал быстро разрастаться, и владелице нужно было принимать решение — либо самой становиться суперменеджером, либо уступать кресло профессионалу.
Вот именно, за границей это распространенная практика. Там четко разделяют этапы жизненного цикла компании. Представьте, что вы отдали своего ребенка в 6 лет на гимнастику. И вот когда он начал показывать успехи, умный тренер, который тренирует только деток, вовремя передаст вашего ребенка другому тренеру, который сможет развить его дальше. Это принято в спорте и бизнесе на Западе, а у нас — нет. Все держатся за свои властные полномочия. Ни у кого нет понимания, зачем это нужно. Поэтому я думаю, что это будет одна из интереснейших тем на нашем форуме.
А если говорить о сотрудниках, то какие актуальные темы вы планируете затронуть здесь?
В последнее время сотрудники на своих рабочих местах часто стали сталкиваться с различными стрессовыми ситуациями, что в итоге перерастает во фрустрацию. Жесткие дедлайны, многозадачность, необходимость планировать и ставить приоритеты — все это мешает сотрудникам здраво мыслить и управлять своими рабочими процессами. При этом принцип Парето или таблица Эйзенхауэра сегодня уже не работают. Потому что многозадачность — это поток, на котором ты должен успеть все. А если ты в стрессе, то вместо логики тобой движут эмоции. Но выход есть всегда. Важно выполнить всего три пункта, чтобы выйти из стресса и фрустрации:

1. Необходимо просто остановиться. Это можно сделать с помощью медитации, психологических упражнений либо просто отойдя в самый неподходящий для этого момент полить цветочки. И вот когда эмоции осядут, вам станет понятно, что и как делать.

2. Выработайте стратегию. В любой самой кошмарной ситуации, когда у вас 25 дедлайнов, всегда есть приоритеты, но, находясь в стрессе, вы не можете их увидеть. Когда вы совладаете с эмоциями, важно выстроить стратегию действий. Что и кому нужно делегировать, перед кем можно извиниться и перенести сроки, рассчитать, в какие часы вы можете поработать вне офиса (такси, конференция).

3. Поддерживайте себя в тонусе. Иначе вы не сможете выполнить ни один из предыдущих пунктов. Есть техники и методики, позволяющие выявить, что вам дает энергию, а что забирает. И если вы постоянно осознанно этим процессом управляете, накачиваете свою энергию и не позволяете ей утекать сквозь пальцы, это дает вам преимущества перед коллегами.

Так что на форуме будут исключительно прикладные и практические вещи — послушал, пошел и применил у себя в компании.
Екатерина Корабаева
Автор материала
© And.kz Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки на and.kz
Контакты
E-mail: info@iskermedia.kz
(по общим вопросам)
издательство
Made on
Tilda