• Екатерина Корабаева

  • 18 ноября 2014

Волшебное слово «фасилитация»

 

Большинство специалистов (91%), регулярно участвующих в совещаниях и встречах, признаются, что они в ходе совещания нередко уходят в мечтания. Более того, многие из них   (71%)  говорят, что   берут с собой на совещание другую работу. А  39% сознаются, что им случалось и вздремнуть во время совещания. Как переломить такую печальную статистику и сделать групповые процессы обсуждений результативными и эффективными? А также что такое фасилитация и почему в каждой компании должен быть хотя бы один флип-чарт? Об этом и многом другом в интервью «&» рассказала управляющий партнер  агентства  «Ренессанс» Светлана Крутских.

 

Ваше агентство стало инициатором такого социального проекта, как «Открытый университет фасилитации». Более того,  с вашей подачи прошли ряд мероприятий под названием «Дни фасилитации в Казахстане».  Расскажите, как родилась идея такого проекта? В чем его актуальность для Казахстана?

 

Не секрет, что сегодня многие компании сталкиваются с трудностями групповых обсуждений – будь то планерка, совещание или даже отдельная сессия в рамках форума или конференции. Причины этого просты - неподготовленность встречи и слабая проработанность программы,  а также непрофессиональное ведение группового обсуждения. Стандартная картина, которую можно наблюдать на многих групповых обсуждениях, выглядит следующим образом: одни много говорят, другие, напротив, отмалчиваются, участники переключаются на смежные или отвлеченные вопросы или вовсе начинают выяснять отношения между собой. В результате на подобное обсуждение  тратится уйма времени,  конкретные решения так и не принимаются, а   участники чувствуют неэффективность и неудовлетворенность.  Как быть, спросите вы? Есть специальный подход организации групповой работы, направленной на достижение группой поставленных целей. Название ему – фасилитация. К сожалению, несмотря на множество выгод, которые дает нам данный подход, я вижу, что в Казахстане  идея фасилитации практически неизвестна и до конца не понята. Вот это и привело нас к осознанию, что в этом плане нужно заниматься не только коммерческой деятельностью, но и обязательно запускать социальные проекты. Одним из таких проектов стал «Открытый университет фасилитации». Тем самым мы занимаемся продвижением фасилитации как инструмента эффективного менеджмента и нового подхода для рынка. Более того, все мы сегодня можем наблюдать появление такой новой специализации, как фасилитатор, что говорит о формировании совершенно нового рынка.

 

Если говорить о проекте «Дни фасилитации в Казахстане»,  то здесь мы постарались донести важность фасилитации для HR-специалистов. Кроме того, к нам приехал первый сертифицированный фасилитатор Финляндии Пепе Нумми, автор первой книги по фасилитации на русском языке. Пепе начал специальную модульную программу для казахстанских HR-специалистов. Ну и, помимо всего этого, мы как организаторы данных мероприятий  для всех желающих проводили бесплатные мастер-классы по фасилитации.

 

А вы сами как и когда впервые познакомились с фасилитацией?

 

Я каждый год езжу на выставку в Москву. В 2010 году там и узнала о  таком подходе, как фасилитация. Я начала расспрашивать всех о данном подходе и поняла, что это как раз для меня, это то, с чем мне было бы комфортно работать. Так, в 2011 году я начала подробно изучать фасилитацию. Затем на казахстанскую видеоконференцию мы впервые   пригласили фасилитаторов из Москвы.  И тогда я услышала такой вопрос: «Ну а как же добрый дедушка мозговой штурм?».  И теперь, когда нужно кому-то объяснить, что такое фасилитация, я сначала спрашиваю: «Вы знаете, что такое мозговой штурм?». И, дождавшись положительного ответа, говорю: «Ну так это добрый дедушка фасилитации». То есть часть технологий, таких как мозговой штурм, всем уже известна и понятна, просто есть еще общий подход,  включающий  много других инструментов. Фактически плотно фасилитацией мы  занимаемся уже два года. Я достаточно много вложила в обучение в международной школе фасилитации, использую данный подход внутри своего агентства и все отработанное уже предлагаю клиентам. Знаете, я давно  замечаю,  что «Ренессансу» и мне лично очень нравится развивать новые рынки. Это просто кайф, когда еще никто ничего не знает, а ты можешь позволить себе идти впереди них.

 

Не могли бы вы подробнее и более доступным языком объяснить, что собой представляет фасилитация. Ведь  сегодня все чаще из уст топ-менеджеров можно услышать такое слово, как «эффективность». Управленцы хотят получать максимальный результат, не только сверяя квартальные показатели и проводя стратегические сессии, но и по итогам обычных планерок и мозговых штурмов на уровне отделов.   

 

В первую очередь это профессиональная организация групповой работы.    Как вы знаете, у  любого обсуждения есть два момента – содержание и процесс. Так вот, фасилитатор - это тот, кто отвечает за групповой процесс обсуждения и принятие решений.  Поэтому для него важно не погружаться в содержание, а уметь профессионально контролировать и управлять процессом, который должен подчиняться определенной закономерности. Так, при любом обсуждение важно сначала сделать «открытие» («привести головы участников в зал»), потом  осуществить информационный вброс. Дальше,  если это креативная сессия – применить креативные технологии, самая простая  из них мозговой штурм. Кстати,  лично мы  практически его не используем, потому что  уже существует много других новых технологий. Затем важно, чтобы люди все то, что было ими сгенерировано в креативной сессии,  обязательно встроили в свои планы. Причем важно, чтобы это  было визуализировано в общем информационном пространстве. Ну а на последнем этапе важно закрыть обсуждение.

 

Есть, кстати,  статистика, согласно которой 5% людей имеют классные идеи, но они всегда молчат во время общего обсуждения. Кроме них, есть еще 5% крикунов, у которых   всегда есть что транслировать, чтобы удовлетворить свои амбиции, но у них нет идей. Так вот, фасилитация позволяет  вовлечь в обсуждение все 100% участников и дать всем равные права на то, чтобы высказать свои идеи 

 

То есть по выходе компания получает конкретное решение и план действий с ответственными людьми?

 

Да. Причем важно, что они взяли  эту ответственность сами. То есть участники осознают, что результаты проделанной работы принадлежат им. Тем самым минимизируется их сопротивление внедрению изменений. Так, например, участники обсуждений, вдохновленные своими идеями, сами пишут их на листочках, подписывают свои фамилии и клеют на специальную доску. Затем мы говорим им:  «Может быть, вы составили слишком жесткий график,  соотнесите это с вашими существующими процессами  и еще раз подумайте, когда вы реально сможете это сделать?».   Люди отходят, смотрят, что-то там переклеивают, но на выходе мы получаем  спланированные процессы с закрепленными за ними ответственными.

 

Если кратко, какие основные принципы должны соблюдаться при фасилитации?

 

Первое - нужно дать человеку самостоятельно подумать. Второе -  обсудить появившиеся идеи в группе. Треть - то, к чему пришли в группе,  вынести на общее обсуждение. Кроме этого,  важно  создавать  общее визуальное пространство. Именно  поэтому при фасилитации очень много пишут на флип-чартах.  Также нужно,   чтобы  процесс предварительно был  спланирован под цели и задачи и соблюдался от открытия до закрытия. Причем важно, чтобы все это соотносилось с корпоративной культурой компании и с ее стадией развития.  Так как невозможно предложить суперкреативную сессию в компании, где ранее никогда не  прислушивались к мнению сотрудников.  Поэтому мы  обычно используем  специальную  технологию снятия запроса на фасилитацию и только потом садимся за разработку дизайна -   подробного сценария предстоящего обсуждения. В нем  прописывается, какие именно технологии фасилитации должны быть применены на определенном этапе.  Так, например, в течение  8 часов фасилитации не применишь больше 4-5  технологий.

 

То есть процесс фасилитации может занимать 8 часов?

 

Да, конечно. Вот, например,  мы делали совместно с компанией «777 - три семерки» первую клиентскую конференцию АО «Казахтелеком». В обсуждении принимали участие клиенты, сотрудники и сервис-менеджеры компании. Сначала мы собирали информацию, какие проблемы есть у компании, затем участники думали, как эти проблемы можно решить при помощи технологии «поиск сокровищ», а  затем благодаря технологии World cafe  они придумали идеи для Казахтелекома. Это был восьмичасовой процесс, по итогам которого состоялась презентация всех идей.

 

А если говорить о применении фасилитации внутри компании, она позволяет сделать этот процесс более эффективным и коротким по времени?

 

Да, конечно! Скорей всего, та же встреча  как при фасилитации, так и без нее в среднем займет полтора часа. Однако разница в том, что в первом случае на выходе вы получите больше решений. То же самое с тридцатиминутным совещанием, если оно хорошо спланировано, профасилитировано и подготовлено, то даже за такой промежуток времени оно окажется намного эффективнее. При этом не обязательно все обсуждения в компании проводить в формате фасилитации, достаточно применить хотя бы пару ее элементов. Даже если вы начнете использовать флип-чарт, то уже совещание пройдет намного эффективнее,  потому что люди будут видеть все предложения на одном листе и   смогут оценить  и внести свои идеи. И поэтому, если в 90-х я проверяла, насколько продвинутый руководитель той или иной компании по наличию у него компьютера, то сегодня таким индикатором для меня стал флип-чарт. Ведь это говорит о том,  готов ли человек обсуждать  решения в группе или нет.

 

Обязательно ли привлекать фасилитатора со стороны или все-таки этот подход лучше осваивать  руководителям самостоятельно?

 

Совершенно точно данный подход нужен менеджерам среднего звена. У нас в в HR-клубе выступала управляющий директор kaspi bank Елена Копайгора.  Она рассказывала, что у них в  банке все  менеджеры среднего звена хотя бы базово владеют технологией фасилитации. Так, любое совещание у них проходит в фасилитированном формате. Поэтому Елена рассказывала о положительном влиянии фасилитации на корпоративную культуру. 

 

Какими компетенциями должен обладать фасилитатор? 

 

В первую очередь  это должен быть человек, который способен быть технологом. В фасилитации очень много технологических процессов, которые нужно соблюдать.  Если говорить о  личностных качествах, то это гибкость, фасилитатор должен слушать и слышать, а также иметь хорошо развитый эмоциональный интеллект. Кроме этого, он должен уметь выступать перед группой и применять техники визуализации.

 

Мы сейчас продвигаем свою идею, согласно которой  навык фасилитирования должен войти в список компетенций руководителей среднего звена и HR-специалистов. Для них это должно быть так же важно, как компетенция переговоров, проведение совещаний, публичные выступления.   

 

По сути, можно сказать, что фасилитатор своего рода инспектор дорожного движения, который смотрит, насколько соблюдаются правила, и, где нужно, регулирует ход обсуждения.

 

В самом обсуждении - да. Но если говорить о процессе подготовки к фасилитированной  сессии, то тогда он является  генералом, который планирует,  каким будет поле сражения за идеи.

 

Где еще можно применить фасилитацию,  помимо компаний и таких мероприятий, как форумы и конференции?

 

Мне кажется, что фасилитацию важно включить в процесс обучения, в том числе в школах и вузах.  По моим наблюдениям, некоторые директора уже  это поняли и  активно изучают и внедряют в Москве. У нас это пока не развито, но я думаю, что Казахстан со временем тоже к этому придет.

 

Другой пример - это то, что мы собираемся сделать на Глобальной неделе предпринимательства в этом году. Речь идет об обсуждении социальных инициатив, в котором смогут принять участие представители разных целевых групп. То есть фасилитация может стать хорошим  инструментом общественных обсуждений. Мы всегда говорим, что  нас не допускают к процессу принятия решений. Конечно, обсуждение имеющихся общественных проблем может вестись через  СМИ и социальные сети. Однако есть и другой вариант, когда  большое количество людей - лидеров общественного мнения могут собраться и что-то решить при помощи фасилитации.

 

То есть  те же общественные слушания могли бы проходить более продуктивно с большим количеством шансов, что   обе стороны смогут друг друга услышать?

 

Более того, я бы сказала, что фасилитация могла бы стать  технологией демократизации общества.

Читать дальше

в издании Бизнес & Власть №39 (516) от 14 ноября 2014

PDF, 2.68 Mb

  • Нравится

Комментарии к статье (0)

чтобы оставить комментарии.

Статьи по теме