• Сергей Пак

  • 6 июня 2016

Волшебный ящик

 

Мы очень часто говорим о пользе Dropbox в жизни современного человека, но никогда не рассказывали о нем подробно. А ведь многие пользователи даже не знают о подобном сервисе и его отличиях от Google Drive или Яндекс.Диска, к примеру. Но при этом его популярность в мире только растет — разработчики каждый день придумывают новые «фишки», активно работают с API других приложений и постоянно предлагают новые способы интеграции в программы. Сегодня мы поговорим о Dropbox как об одном из наиболее полезных продуктов, которые помогают работать с файлами в любом месте и в любое время.

 

Dropbox — один из наиболее ярких представителей так называемых облачных сервисов, ставших популярными благодаря возможности хранить данные на внешнем носителе. Это наиболее простой облачный сервис, поскольку он предоставляет лишь доступ к собственным файлам, которые вы бы хранили на жестком диске домашнего компьютера, но воспользовались внешними серверами, предоставляемыми компанией-разработчиком. Хранилище Dropbox — это ваше дополнительное рабочее пространство, где удобно хранить рабочие файлы и документы, к которым постоянно нужен быстрый доступ. Там же вы можете хранить ваши бекапы самой важной информации, но личные данные и пароли от карточек там хранить не рекомендуем — вообще, взлом аккаунтов на Dropbox происходит крайне редко, потому что компания следит за своими серверами. Тем не менее лучше эту миссию доверить какому-нибудь 1password, о котором мы уже говорили ранее в рамках рубрики «Виртуальный помощник». Стоит также отметить, что Dropbox имеет нативное приложение для iOS и Android, браузерную версию, а также десктопные версии, которые скачиваются непосредственно с сайта. Это очень удобно, потому что вы будете иметь доступ к файлам с любого места, будь то рабочий компьютер, личный смартфон или домашний ноутбук.

 

Тем не менее приложение для iPhone, к примеру, существенно отличается от браузерной версии, поэтому сегодня мы будем говорить о связке «мобильное приложение + браузер». Для того чтобы начать работать с программой, вам нужно завести аккаунт — процедура стандартная, ничем от аналогичных процессов не отличается. Единственное, вам предложат выбрать тарифный план, но по умолчанию предлагается бесплатный аккаунт для частных лиц, где вам дают 2 гигабайта бесплатно. Если ваших потребностей окажется больше, чем нужно, то за 10 долларов в месяц вам предлагают целый терабайт памяти. Для компаний предусмотрена возможность выбрать нужное количество памяти, но при этом о цене нужно договариваться индивидуально.

 

После регистрации вы попадаете в приложение, где всего 5 вкладок: последние файлы (то, что вы открывали в ближайшее время), список всех файлов, что есть в программе, фото, возможность перейти в автономный режим и настройки. Кастомизировать приложение нельзя, и в последней вкладке можно просмотреть информацию об использованном месте, также здесь имеется возможность изменить тарифный план, загружать все фото с камеры (и делать бекап фотографий, разумеется) и поставить пароль на входе для тех, кто переживает за сохранность информации.

 

На наш взгляд, вкладка «файлы» выглядит довольно информативно — все документы удобно расположены по месяцам, чего нельзя сказать о браузерной версии, в которой менеджер файлов напоминает стандартный Windows-формат (название и дата изменения). При нажатии на файл он подгружается с сервера и открывается в том виде, в котором был загружен — приложение читает практически все форматы, но работать с ними не очень удобно. К примеру, в мобильной версии приложения нельзя внести правки сразу, и разработчики предлагают скачать бесплатное приложение Microsoft Word, через которое и можно редактировать документы. Такой способ работы не очень удобен — придется тратить драгоценную память на посторонние приложения, без которых мы могли бы и обойтись. С другой стороны, читать документы очень удобно — вы можете искать слова в документах, оставлять пометки и комментарии при необходимости. Браузерная версия оказалась более функциональной — вносить правки можно прямо в документе, и все изменения сохранятся сразу после редактирования, но открывается он через Word Online. Поэтому документы в Dropbox лучше не редактировать без крайней надобности — функционал в обоих случаях будет обрезанным, и полноценно работать с Word, а уж тем более с Excel-файлами не получится. С другой стороны, приложение этой цели не преследует и рассчитано только на оперативную редакцию.

 

Документы, которые есть в вашем Dropbox, можно «расшарить» — поделиться с друзьями и коллегами при необходимости. Также можно настроить общий доступ — дело в том, что доступ к файлу, которым вы поделились, можно получить, только зная прямую ссылку, в формате общего доступа пользователи могут получать все данные и оперативные изменения, поскольку будут автоматически появляться в их дисковом пространстве. Так вы можете обмениваться файлами с коллегами, если не хотите заводить один общий рабочий аккаунт. Который, кстати, тоже имеет право на существование — правда, отследить пользователя, который вносил правки или обновлял файлы, так будет невозможно. Последние действия, кстати, можно просмотреть в браузерной версии во вкладке «события».

 

Работа в компаниях сейчас активно переводится в интернет — есть еще, конечно, руководители и работники старой закалки, которым проще печатать огромное количество бумаги и хранить все архивы в регистрах, хотя есть и такие, кому подобные процедуры положены по долгу службы. Тем не менее сейчас появляется все больше программ и приложений, упрощающих работу команды — теперь необязательно сидеть в офисе, можно работать удаленно, встречаясь на собраниях раз в неделю. Впрочем, это уже решение руководителя — находиться в офисе или работать из дома, но сервисов накопилось предостаточно. Надеемся, что такая тенденция к упрощению работы будет положительно сказываться на продуктивности сотрудников.

 

Справка

 

Проект «Виртуальный помощник» реализуется при поддержке АО «Кселл». Наша цель — идти в ногу со временем и делиться с предпринимателями полезными советами, а также рассказывать о возможностях, предлагаемых виртуальной реальностью. В информационную эпоху нужно быть в тренде, и мы в этом поможем.

 

Читать дальше

в издании Бизнес & Власть №13 (580) от 3 июня 2016

PDF, 2.26 Mb

  • Нравится

Комментарии к статье (0)

чтобы оставить комментарии.

Статьи по проекту