• Сергей Пак

  • 19 марта 2016

Все под контролем

 

Для руководителя очень важно, когда его команда показывает отличные результаты. К сожалению, сам он не всегда может контролировать работу на местах, поэтому ему необходимы инструменты, позволяющие не только оперативно коммуницировать, но и проверять результаты. И если смотреть на них в разрезе оперативного общения между сотрудниками и отчетов для соответствия сроков планам, то можно говорить и об оптимизации работы в целом благодаря тому, что команда всегда будет на связи и ответит на любые вопросы.

 

И в данном случае российская разработка «Мегаплан» — отличное приложение, позволяющее организовать работу в команде на совершенно другом уровне, причем есть как мобильная, так и десктопная версия, а синхронизируется все на серверах разработчика, что существенно упрощает доступ к информации.

 

Собственно, разработчики «Мегаплана» считают, что лучшим вариантом будет совмещение чатов, менеджера задач и заметок — по крайней мере, именно эти составляющие присутствуют в приложении. Но перед тем как начать в нем работать, нужно будет зарегистрироваться; через приложение, к сожалению, может не получиться, поэтому лучше отправиться в полноценную версию в браузере, так будет надежнее. После регистрации появляется главная страница с ожидаемо пустым содержимым. В нижней части экрана есть четыре кнопки управления, в верхнем левом углу — «гамбургер» со скрытыми возможностями. Кстати, устройство обязательно должно иметь подключение к интернету, иначе приложение работать не будет. Решение не очень удачное, потому что автономно порешать задачи не получится. Впрочем, это не всегда нужно, но вдруг надо что-нибудь сделать по-быстрому в метро, а из-за досадного ограничения придется занять лишнее время другим.

 

По умолчанию приложение переводит во вкладку «Входящие» — основанная на системе GTD программа предоставляет возможность все дела помещать в некую корзинку, их потом нужно будет сортировать, эта же вкладка расположена в нижней панели. Для того чтобы добавить задачу, нужно нажать на плюс в нижнем правом углу, и будет предложено внести в корзинку «Входящие» задачу, клиента, обсуждение или событие. Задача — самый простой и самый важный элемент в этом списке, которому можно присвоить название, исполнителя и соисполнителя, срок и комментарий, при желании задачу можно сопроводить фотографией или картинкой. Срок назначается самостоятельно, а дедлайн будет отображаться в календаре, вызываемом из «гамбургера». Список клиентов — очень удобная функция, которая позволяет делиться визитками и держать базу данных в облаке. Идентификация достаточно простая и понятная: заполняем поля с именем и фамилией, названием компании, телефон и почту. Здесь же создается групповое обсуждение. Все задачи могут сопровождаться комментарием при необходимости. Кстати, задачи разбиваются по контекстам. Пользователь сам может определять свои действия и переносить в соответствующие папки. Они, кстати, говорящие: и «просроченные» задания, и «горящие», уже на личное усмотрение, что важно, а что срочно. В разделе «Общение» можно создать несколько корпоративных чатов по отделам, администрацию выделить отдельно, назначить ответственных администраторов. Доступ настраивается по группам, и для этого нужно сначала внести все данные по сотрудникам в соответствующем разделе, но в бесплатной версии этого сделать не дадут, придется раскошелиться. Последний раздел — «Клиенты», там отражается список тех людей и компаний, которые вы уже внесли.

 

В настройках можно установить определенные условия — приложение будет присылать вам push-уведомления каждый раз, когда назначается задача, когда близко подойдет дедлайн и так далее, система напоминаний очень удобна, но иногда раздражает, потому что не дает сосредоточиться. К сожалению, в нижнем разделе настроить кнопочки по собственному желанию не получится — по крайней мере, мобильная версия этого сделать не дает, поэтому придется довольствоваться сразу двумя «гамбургерами» на одном экране. Впрочем, панель быстрого доступа позволяет вносить информацию с любого экрана, и это довольно удобно.

 

Разработчики обещают, что с помощью их программы можно осуществлять грамотный контроль за работой, добиться существенного снижения расходов, увеличить продажи вдвое, выявить наименее занятых сотрудников и сэкономить личное время. Очевидно, что контроль — самый интересный раздел для работодателя и самый нелюбимый для работника, поскольку на этом уровне могут даже конфликты происходить. Впрочем, лояльный директор всегда сможет прийти на помощь, а не прибегнуть к наказанию, поэтому «Мегаплан» в «плохих» руках может стать грозным оружием. Существует несколько тарифов, и каждая компания может выбрать себе то, что подходит больше всего. Наиболее продвинутые пользуются пакетом «Бизнес-менеджер», в котором есть все, даже управление финансами; затем идет чуть менее функциональный CRM без этой возможности; пакет «Совместная работа» здесь наиболее простой, никаких дополнительных «фишек» здесь нет — только общение, обмен документами, контроль задач и отчеты.

 

Пожалуй, «Мегаплан» — лучшее, что может предложить рынок на сегодняшний день, если речь идет об организации бизнес-процессов. Постепенный переход из системы «стационарный телефон + Outlook + служебные записки и отчеты» на мобильный телефон или ноутбук продиктован не только временем, но и удобством эксплуатации. Теперь у членов команды есть возможность быть всегда на связи, оставаться мобильными и даже не приходить в офис, поскольку у них всегда есть возможность обсудить важные задачи и проследить за динамикой работы.

 

«Мегаплан» — отличный инструмент, объединивший в себе несколько разных приложений, и будет удобен для внедрения как в больших организациях, так и в маленьких компаниях, поэтому, если нет страха новых технологий и есть желание кардинально изменить рабочий процесс, то лучшего не найти.
 

Справка

 

Проект «Виртуальный помощник» реализуется при поддержке АО «Кселл». Наша цель — идти в ногу со временем и делиться с предпринимателями полезными советами, а также рассказывать о возможностях, предлагаемых виртуальной реальностью. В информационную эпоху нужно быть в тренде, и мы в этом поможем.

 

Читать дальше

в издании Бизнес & Власть №8 (575) от 18 марта 2016

PDF, 2.61 Mb

  • Нравится

Комментарии к статье (0)

чтобы оставить комментарии.

Статьи по проекту