Бизнес

Скрытый потенциал 1С в коробке

От рутины – к интересным бизнес-задачам.
Бизнес

Скрытый потенциал 1С в коробке

От рутины – к интересным бизнес-задачам.
Уверены ли вы в том, что на 100% используете потенциал своей 1C? Наш приглашенный эксперт – генеральный директор группы компаний «IT Support Group» Алексей Белимов поможет вам ответить на этот вопрос. В этом материале он расскажет о тонкостях работы с данным программным продуктом, а также о том, как оптимизировать процессы в компании, ничего не доплачивая сверху.
генеральный директор группы компаний «IT Support Group»
Алексей Белимов
Справка

Алексей Белимов – руководитель крупной казахстанской IT-компании и член Клуба проектных менеджеров г. Алматы. За плечами имеет 15-летний опыт работы в IT-сфере и более 50 проектов, реализованных «под ключ» вместе со своей командой.
К сожалению, в Казахстане HR-специалист до сих пор ассоциируется с кадровиком на заводе. А ведь уже на дворе XXI век, и бизнес-процессы требуют совершенно другого подхода. То есть большинство тех вещей, которые специалисты кадрового отдела все это время делали вручную, сегодня можно и нужно автоматизировать. Если в штате компании есть хотя бы 20 человек, автоматизация позволит ей ощутимо облегчить работу с документами.

В Казахстане представлено несколько программных продуктов, которые автоматизируют кадровый учет «Алтын кадры», небольшие самописные системы и «1С: зарплата и управление персоналом» (ЗУП)». Правда, на практике чаще компании выбирают последний вариант.
Цена вопроса
Сам программный продукт стоит 75 600 тенге, но это не окончательный ценник, многое зависит от его внедрения под конкретные задачи заказчика. Процесс внедрения может закончиться на этапе обучения, а может продолжиться, предполагая дополнительные настройки и доработки под конкретные задачи клиента.

Малый бизнес пользуется зачастую инструментами, которые уже заложены в базовом продукте. А вот для крупного бизнеса мы, как правило, дорабатываем систему под определенные процессы. Поэтому внедрение может стоить как 300-400 тыс. тенге, так и 20 млн тенге.

Как правило, у заказчиков аппетит приходит во время еды, то есть в ходе внедрения. Видя первые результаты при автоматизации одного процесса, наши клиенты хотят идти дальше.
Готовность рынка к автоматизации
Выше мы поговорили о тех, кто осознанно пришел к необходимости автоматизации. Есть и другие, и там ситуация с пониманием программного продукта намного хуже. И вот тому наглядный пример инструмент ЗУП по умолчанию входит во многие продукты «1С»: КУФИБ, КА, ЕРП, УПП. Однако, многие компании, пользуясь одним из этих программных продуктов, даже не знают о наличии в нем ЗУП.
Справка

У 90% казахстанских средних и крупных компаний, работающих на 1С, в программном продукте предусмотрен инструмент ЗУП. При этом руководство самих компаний об этом не знает.
Если бы каждый из специалистов по 1С рассказал о том функционале, что есть уже у клиента – жить было бы легче всем. Сначала сложнее – потому что нужно его изучить и понять, но потом намного проще.

Пока же большинство компаний, установивших себе программный продукт по автоматизации ЗУП, не используют даже 5% всех возможностей программы.

Кроме того, больше 50% компаний покупают программный продукт по автоматизации ЗУП только для того, чтобы правильно считать налоги. Например, сейчас вышло обновленное законодательство, предусматривающее социальное медицинское страхование. В «1С: ЗУП» это уже заложено и является лишь малой частью всего функционала программы. Благодаря данному продукту можно вести учет опозданий сотрудников, начислять сложные заработные платы, повышать размер зарплаты по достижению заданного стажа, автоматически рассылать расчетные листки, управлять талантами и кадровым резервом.

Для наглядности приведу пример из своей практики.
Освобождение из бумажного плена
Я как руководитель тоже взял в штат кадровика, который поначалу занимался тем, что вел дела наших ребят. Однако чтобы не дать ему погрязнуть в бумажной работе, мы внедрили у себя такой программный продукт, как «1С: ЗУП». Этот шаг позволил нашему кадровику трансформироваться в полноценного HR-специалиста, который теперь 2/3 своего времени проводит со мной и командой, участвуя в вопросах развития бизнеса.

ЗУП позволил нам автоматизировать такие процессы, как работа с договорами трудовой ответственности, вычетами, внутренней политикой компании (конфиденциальность информации, соглашение о не конкуренции) и т.п. Теперь нашему HR-специалисту достаточно вбить ФИО и БИН сотрудника, затем нажать одну кнопку, чтобы все необходимые документы в распечатанном виде выдал принтер. Процесс перемещения нужных бумаг по отделам не более сложен. А ведь раньше у одного специалиста организация данного процесса занимала минимум полдня – день.

Такое «волшебство» не происходит само собой с приобретением программного продукта. Чтобы система работала, для начала нужно привести все документы к единому стандарту, о котором важно договориться внутри команды. Просто пожинать плоды, не возделав почву, не получится.
Как автоматизация меняет задачи специалистов?
Вернемся к HR-специалисту, который тратит на бумажную работу не более 1 дня в неделю. Ведь наверняка вам тоже интересно узнать, чем он занят все остальное время.

Раньше наймом персонала приходилось заниматься мне самому, поскольку у HR-специалиста просто не было на это времени. В лучшем случае она приводила кандидатов, среди которых нужно было еще провести отбор. Сегодня же наш HR не только присутствует на каждом первичном собеседовании, но и способен самостоятельно его провести.

Казалось бы, проведение первичного собеседования – профессиональный долг каждого HR-специалиста. Но на практике это далеко не так. Особенно если речь идет о технологичной сфере. HR в IТ-сфере – это отдельный пласт, который подразумевает специфику в различных отраслях: IT-специалисты, серверные инженеры, 1С консультанты, 1С внедренцы – каждая из этих специализаций имеет множество тонкостей, как технических, так и профессиональных. Проведя со мной 10 собеседований, HR-специалист стала понимать, какие вопросы, касаемо специализации нужно задавать кандидатам. А еще через 20 интервью с соискателями – собеседовать их без привлечения меня или нашего IT-директора.

В результате мы получили не только экономию временного ресурса топ-менеджмента, но и вовлеченность HR-специалиста. Ведь в HR нет ничего лучше, чем видеть, как люди, нанятые по твоей рекомендации, раскрывают свой потенциал и приносят пользу компании.
Как говорил один мой клиент, для многих руководителей HR и бухгалтерия – это ОПГ, которые тянут деньги (смеется). Вот мне тоже раньше было не понятно, чем они занимались. Сейчас же HR-специалист на моей стороне, я точно знаю, что она делает.
Помогите себе понять, чем занимается ваш сотрудник
В наши дни компаниям приходится быть гибкими, подстраивая бизнес-процессы под изменения на рынке. Для HR это означает потребность в регулярной разработке должностных инструкций и обязанностей.

Наш HR-специалист точно знает - кто и что именно должен выполнять внутри компании. Поскольку она задействована на всех стадиях – от описания бизнес-процессов до составления должностных инструкций и найма людей. По сути, HR стал моим замом по найму персонала.

Я раньше совершенно не представлял, чем занимается данный сотрудник. Как шутил один мой клиент, для многих руководителей HR и бухгалтерия – это ОПГ, которые тянут деньги. Вот мне тоже раньше было непонятно, чем они занимались. Сейчас же HR-специалист на моей стороне, я точно знаю, что она делает, и ставлю ей задачи, исходя из изменений ее рабочего дня. Теперь по понедельникам мы проводим с ней встречи, на которых обсуждаем планы – разграничиваем, кого мы ищем, а кого нет, как лучше сделать ротацию, кто должен войти в кадровый резерв.
Автоматизация при помощи ЗУП позволила нашему HR-специалисту работать неполный рабочий день. Сейчас у нее достаточно времени, чтобы помимо рабочих задач заниматься семьей.
Мобильность – новая привилегия
Кадровый резерв был создан в IT Support Group по инициативе все того же HR-специалиста. Это позволило нашей компании быстро закрывать позиции, которые периодически освобождаются по разным причинам. Данную инициативу получилось хорошо интегрировать с социальным проектом компании, направленным на дуальное обучение студентов. По рекомендации HR-специалиста компания решила лучших практикантов оставлять на минимальную зарплату, а потом подыскивать им работу внутри организации.

Раньше, когда от нас сразу уходило два-три человека, мы с техническим директором и директором по продажам «рвали на себе волосы», пытаясь экстренно найти людей. Теперь же нам не о чем волноваться. Буквально месяц назад от нас одновременно ушло три человека. Каждый по своим обстоятельствам. Один был экспатом, у которого закончилась рабочая виза, второго родственники пригласили на работу в другой город, а третий вообще выпал по здоровью. Однако, мы даже не ощутили этого на своей работе. Понятно, что у молодых кандидатов из кадрового резерва немного меньше компетенций, но бизнес этого не заметил.

Сейчас мы вновь пополняем свой кадровый резерв. Поэтому для нас важна работа с подрастающим поколением через колледжи и университеты. Эта задача теперь также лежит на HR-специалисте.

Даже при таком спектре задач, автоматизация при помощи ЗУП позволила нашему HR-специалисту работать неполный рабочий день. Сейчас у нее достаточно времени, чтобы помимо рабочих задач заниматься семьей. Раньше я бы ни за что на свете не дал ей такую возможность, поскольку я не понимал, чем она занимается. Теперь, когда все прозрачно, я не вижу никаких препятствий этому.
Другие кейсы клиентов IT Support Group
Кейс №1
Завод со штатом полторы тысячи человек.
Проблема:
HR-специалист был вынужден в ручную сводить данные по пропускам и опозданиям сотрудников. А ведь на этапе внедрения КПП уже был оборудован специальной вертушкой с пропускной системой по прокси карточкам, но не была осуществлена интеграция с учетной системой.
Решение:
Специалисты IT Support Group осуществили интеграцию пропускной системы на КПП с программным продуктом
«1С: ЗУП» таким образом, чтобы полученная статистика автоматически сказывалась на начислении заработной платы.
Кейс №2
Международная компания экспресс-доставки грузов и документов, лидер мирового и российского логистических рынков.
Проблема:
Сложности учета в связи с наличием большого количества материально ответственных сотрудников.
Решение:
Внедрение «1С: ЗУП» для учета материально ответственных лиц. Это привело к прозрачности и автоматизации процесса учета. Вследствие чего в HR-отделе был высвобожден и переориентирован на решение новых задач один человек.
Внедрение программных продуктов по автоматизации не увольняет людей. Высвобожденные сотрудники занимаются решением новых задач в целях развития копании.
Кейс №3
Казахская моторная компания.
Проблема:
Отсутствие автоматизации сбора и предоставления управленческой отчетности в головной офис от большого количества автоцентров.
Решение:
Создание прозрачной и централизованной системы учета. Кадры со всех филиалов были внесены в единую базу, что позволило автоматизировать сбор данных и оптимизировать HR-отдел. Руководство стало располагать актуальной информацией для принятия решений: численный состав с указанием разных статусов (семейные, не семейные, наличие детей и их количество), сколько сотрудников отработали более 5 лет, кадровый резерв, кандидаты на повышение квалификации и т.д.
Кейс №4
Компания «МастерШина».
Проблема:
Сезонность бизнеса (компания занимается сезонным хранением и сменой шин), которая сказывается на размере штата. В сезон, например, когда выпал первый снег, компании требуется максимальное количество работников, а в январе-феврале им вообще никто не нужен.
Решение:
За счет автоматизации этого процесса и формирования кадрового резерва у HR-специалиста появился инструмент, позволяющий перед началом сезона выбрать при помощи базы с внутрибалловой системой наиболее подходящих работников и связаться с ними. На практике это оказалось очень удобно, так как большинство таких рабочих приезжают специально из сельскохозяйственных регионов после сбора урожая на заработок в город. Иными словами, компания получила за счет автоматизации предсказуемый бизнес-процесс.
Кейс №5
Европейская телекоммуникационная компания.
Проблема:
Большой документооборот, которым занимался кадровый отдел в компании со штатом более 1000 человек, работающих в разных регионах страны.
Решение:
Автоматизация бумажной работы. Внедрение шаблонов в программный продукт сильно упростила жизнь HR-подразделения. Сейчас идет автоматизация дополнительных процессов. Часть задач, раньше не относящихся к кадровой политике компании, передается в HR-отдел, сотрудники которого, применяя инструмент автоматизации, задействуют свой освободившиеся ресурс.
Процесс внедрения по шагам
Теперь давайте подробнее разберем этапы автоматизации при помощи «1С: ЗУП».
1
Первый этап – аудит. Люди, которые вовлечены в процесс, не могут сказать, где у них узкие места. Проводя аудит, наши специалисты выявляют основные проблемы – процессы, поедающие время. Их и закладывают в программный продукт.
2
Второй этап – разработка технического задания, по которому IT-специалисты осуществляют внедрение выбранного инструмента.
3
Третий этап – обучение. Сначала заказчику показывают основной функционал программного продукта и объясняют, как все устроено.
Затем IT-специалисты вносят некоторые технические доработки и обучают заказчика, что занимает 3-4 дня. Дальше начинается рабочий процесс. Заказчик приступает к самостоятельной эксплуатации программного продукта, и по ходу его освоения задает вопросы IT-подрядчику. В первую неделю такие вопросы у него возникают каждый день, во вторую – раз в три дня, а через месяц вопросов и вовсе нет.

Это не корабли в космос пускать. Инструмент намного проще.

P.S.

Сегодня время становится самым ценным ресурсом. Поэтому неудивительно, что в мире все стремится к автоматизации. Это в свою очередь меняет критерии конкурентоспособности. Ведь работоспособными в будущем останутся только те компании, что вовремя воспользовались благами автоматизации, став эффективнее, быстрее, экономичнее.

Всем удачи, с вами был Алексей Белимов!
Оцените наш материал
Поделитесь с друзьями
Читайте также:
Made on
Tilda